Mängelmanagement für Handwerker – digital, übersichtlich & mobil

Mängel erfassen, verfolgen, abhaken – alles an einem Ort

Kein Zettelchaos mehr. Mängel werden direkt auf der Baustelle per App gemeldet, mit Fotos dokumentiert und im Büro sofort sichtbar. Status, Zuständigkeit und Frist – immer auf dem neuesten Stand.

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Was das Mängelmanagement für Sie leistet

Schnell erfassen

Mangel anlegen mit Titel, Beschreibung, Ort und Priorität – in weniger als einer Minute, direkt auf der Baustelle.

Fotos vor & nach

Mangel-Fotos und Behebungs-Fotos getrennt ablegen. Vorher-/Nachher-Dokumentation per App oder Kamera – automatisch zugeordnet.

Auf dem Bauplan verorten

Mangel per Pin auf dem Grundriss oder PDF-Plan markieren. Jeder im Team sieht sofort, wo das Problem liegt.

Zuständig zuweisen

Mitarbeiter oder Subunternehmer als Verantwortlichen eintragen. Automatische Benachrichtigung bei Zuweisung und Statusänderung.

Gewährleistung im Griff

Mangel als Gewährleistungsfall markieren, Frist hinterlegen – und rechtzeitig Erinnerungen erhalten, bevor die Frist abläuft.

PDF-Bericht auf Knopfdruck

Mängelbericht als PDF oder Excel-Export direkt aus dem Verwaltungssystem – für Kunden, Auftraggeber oder die eigene Ablage.

Büro und Baustelle – immer synchron

Was der Monteur auf der Baustelle in der App einträgt, sieht der Chef im Büro in Echtzeit. Kein Nachhaken, kein verlorener Zettel.

App: Mangel melden

Mitarbeiter oder Subunternehmer erfassen Mängel direkt auf der Baustelle – mit Foto, Ort und Priorität.

Sofort sichtbar im Büro

Das Verwaltungssystem zeigt alle Mängel in Echtzeit – gefiltert nach Projekt, Status, Priorität oder Zuständigkeit.

Automatische Benachrichtigung

Bei Zuweisung oder Statuswechsel werden die Beteiligten automatisch informiert – kein manuelles Nachhaken nötig.

So funktioniert das Mängelmanagement

Von der Meldung bis zur Abhakung – der gesamte Ablauf läuft digital und nachvollziehbar.

1

1. Mangel erfassen

Titel, Beschreibung, Ort (Freitext oder Bauplan-Pin), Priorität und Fälligkeit eintragen. Optional: Kategorie oder Vorlage wählen, um wiederkehrende Mängeltypen schnell anzulegen.

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2. Fotos & Dokumente anhängen

Fotos direkt aus der App aufnehmen oder aus der Galerie auswählen – getrennt als Mangelfoto (Vorher) oder Behebungsfoto (Nachher). PDF-Anhänge wie Schreiben oder Gutachten lassen sich ebenfalls hochladen.

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3. Zuweisen & nachverfolgen

Mitarbeiter oder Subunternehmer als Verantwortliche eintragen. Der Status wechselt von „Gemeldet“ über „In Bearbeitung“ bis „Behoben“ – jede Änderung wird im Verlauf protokolliert.

4

4. Abschließen & dokumentieren

Ist der Mangel behoben, wird er abgeschlossen. Mängelbericht als PDF oder Excel exportieren – für Kunden, Auftraggeber oder die interne Ablage.

Gewährleistungsfristen nie wieder verpassen

Markieren Sie einen Mangel als Gewährleistungsfall und hinterlegen Sie das Fristende – nach BGB (5 Jahre), VOB (4 Jahre) oder individuell. Rechtzeitig vor Ablauf erhalten die Verantwortlichen automatisch eine Erinnerung.

So behalten Sie auch bei dutzenden laufenden Projekten den Überblick über offene Gewährleistungspflichten – ohne manuelle Wiedervorlagen.

  • BGB, VOB oder individuelle Frist hinterlegbar
  • Automatische Erinnerungs-E-Mail vor Fristablauf
  • Gewährleistungsfälle per Filter schnell finden
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Kunden melden Mängel – direkt über die App

Bauherren und Kunden können Mängel selbst über ihren Kundenbereich melden und den Bearbeitungsstand verfolgen. Sie bestimmen, welche Mängel für den Kunden sichtbar sind – und kommentieren direkt im System.

Kein lästiges Telefonat, keine verlorene E-Mail. Der Kunde ist eingebunden, Sie behalten die Kontrolle.

  • Kunde meldet Mängel selbst per App
  • Sie entscheiden, was der Kunde sieht
  • Kommentarfunktion für Kunden und Betrieb

Subunternehmer direkt einbinden

Weisen Sie Mängel an Subunternehmer zu. Diese sehen nur die für sie freigegebenen Mängel und können – wenn Sie es erlauben – selbst welche erfassen und Fotos hochladen. Kommentare und Statusänderungen laufen über dasselbe System.

Kein separates Koordinieren per Telefon oder E-Mail mehr.

  • Subunternehmer nur für freigegebene Mängel
  • Subunternehmer kann Fotos hochladen
  • Zugriffsrechte individuell konfigurierbar

Alles im Blick – von der Liste bis zum Bericht

Filtern, suchen, exportieren: das Mängelmanagement passt sich Ihrem Arbeitsalltag an.

Alle Mängel auf einen Blick

Betriebsweite oder projektbezogene Mängelliste – filterbar nach Status, Priorität, Kategorie, Zuständigkeit, Fälligkeit und Gewährleistung. Freitextsuche über Titel, Beschreibung und Projekt.

Wiederkehrende Mängeltypen als Vorlage speichern

Erstellen Sie Kategorien (z. B. Dach, Putz, Elektro) und Vorlagen für häufige Mängeltypen. Beim Anlegen eines Mangels reicht ein Klick – Titel, Beschreibung und Kategorie sind vorausgefüllt.

Lückenloser Protokollverlauf

Jede Statusänderung, jede Zuweisung und jeder Kommentar wird mit Zeitstempel gespeichert. So ist bei Rückfragen immer klar, wer wann was gemacht hat.

Mängelbericht per Knopfdruck

Mängelbericht als PDF oder die gesamte Mängelliste als Excel exportieren – direkt aus dem Verwaltungssystem, gefiltert nach Projekt. Für Auftraggeber, Abnahmeprotokolle oder die eigene Dokumentation.

Früher haben wir Mängel per WhatsApp und Zettel koordiniert. Heute tippt der Monteur alles in die App, und ich sehe es sofort im Büro – inklusive Foto und wer zuständig ist.
Tobias Brandstetter
Geschäftsführer, Apex Haustechnik & Sanitär

Mängel digital im Griff – ab heute

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Kann ich Mängel auch ohne Internetverbindung auf der Baustelle erfassen?

Die App speichert eingegebene Daten lokal zwischen. Eine stabile Verbindung wird für den vollständigen Sync (Fotos hochladen, Statusänderungen synchronisieren) benötigt. Ob eine vollständige Offline-Erfassung ohne jede Verbindung möglich ist, prüfen Sie bitte im Testzeitraum.

Welche Statuswerte gibt es für einen Mangel?

Im System sind die Stufen Gemeldet, In Bearbeitung, Behoben, Abnahme ausstehend und weitere hinterlegt. Für Kunden wird eine vereinfachte Ansicht (Gemeldet / In Bearbeitung / Erledigt) angezeigt.

Können Subunternehmer das Mängelmanagement nutzen?

Ja. Sie legen fest, welche Mängel ein Subunternehmer sehen darf. Optional können Sie ihm erlauben, selbst Mängel zu erfassen und Fotos hochzuladen. Die Zugriffsrechte konfigurieren Sie im Verwaltungssystem.

Wie läuft die Gewährleistungs-Erinnerung ab?

Hinterlegen Sie beim Mangel das Fristende (BGB 5 Jahre, VOB 4 Jahre oder individuell). Der zuständige Mitarbeiter erhält automatisch eine E-Mail-Erinnerung, bevor die Frist abläuft – der Vorlauf ist konfigurierbar.

Kann ich Mängel auch aus einer Abnahme heraus anlegen?

Ja. Das Mängelmanagement ist mit dem Abnahme-Modul verknüpft. Mängel, die bei einer Abnahme erfasst werden, werden automatisch mit dieser Abnahme verknüpft.

Welche Exportformate stehen zur Verfügung?

Aus dem Verwaltungssystem können Sie einen Mängelbericht als PDF und die Mängelliste als Excel-Datei exportieren – wahlweise für ein einzelnes Projekt oder betriebsweit.

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