Auch ohne Internetverbindung nutzbar
Die App speichert Abnahmen in einer Warteschlange, falls keine Internetverbindung besteht. Sobald Sie wieder online sind, werden die Daten automatisch mit dem Verwaltungssystem synchronisiert.
Abnahmeprotokoll digital erstellen | Handwerkersoftware
Abnahmeprotokoll digital – vor Ort erstellen und verschicken
Mit unserer Handwerkersoftware erstellen Sie Abnahmeprotokolle direkt beim Kunden. Unterschriften digital erfassen, Fotos hinzufügen, PDF per E-Mail verschicken – alles in einem Arbeitsgang.
So hilft Ihnen das digitale Abnahmeprotokoll
Direkt vor Ort erfassen
Erstellen Sie das Protokoll in der App – beim Kunden, auf der Baustelle, ohne Papierkram.
Gesamtabnahme oder Teilabnahme
Unterscheiden Sie zwischen Gesamt- und Teilabnahmen mit klarer Dokumentation für jede Projektphase.
Ergebnis festhalten
Erfolgt ohne Mängel, mit Mängeln oder verweigert – Sie legen das Ergebnis direkt im Formular fest.
Unterschriften digital einholen
Kunde und Mitarbeiter unterschreiben digital auf dem Smartphone – beide Signaturen werden im Protokoll gespeichert.
Fotos als Beleg
Fügen Sie Fotos direkt aus der Kamera oder Galerie hinzu – mit Bildunterschriften und GPS-Koordinaten.
PDF-Protokoll sofort per E-Mail
Das fertige Abnahmeprotokoll wird als PDF generiert und kann direkt per E-Mail an den Kunden verschickt werden.
So erstellen Sie ein Abnahmeprotokoll
In wenigen Schritten dokumentieren Sie die Abnahme vor Ort – ohne Zettelwirtschaft.
1
Kunde und Projekt auswählen
Wählen Sie in der App den Kunden und das zugehörige Projekt aus. Die Daten werden automatisch ins Protokoll übernommen.
2
Abnahmeart und Ergebnis festlegen
Legen Sie fest, ob es sich um eine Gesamtabnahme oder Teilabnahme handelt. Wählen Sie das Ergebnis: erfolgt ohne Mängel, mit Mängeln oder verweigert.
3
Mängel beschreiben
Tragen Sie im Textfeld Mängel oder Kommentare ein. Sie können dafür auch Textvorlagen nutzen, die Sie vorab angelegt haben.
4
Fotos hinzufügen
Machen Sie Fotos direkt mit der Kamera oder wählen Sie Bilder aus der Galerie. Sie können Bildunterschriften hinzufügen – die GPS-Koordinaten werden automatisch erfasst.
5
Unterschriften einholen
Kunde und Mitarbeiter unterschreiben digital auf dem Display. Die Namen der Unterzeichner werden im Protokoll vermerkt.
6
Speichern und verschicken
Das Protokoll wird gespeichert und automatisch mit dem Verwaltungssystem synchronisiert. Optional wird das PDF-Protokoll direkt per E-Mail an den Kunden geschickt.
Nahtloses Zusammenspiel zwischen App und Verwaltung
Die Abnahmeprotokolle, die Sie in der App erstellen, landen automatisch im Verwaltungssystem. Dort können Sie sie nachbearbeiten, verwalten und weiterverarbeiten.
Automatische Synchronisation
Alle vor Ort erfassten Abnahmen werden automatisch ins Verwaltungssystem übertragen.
Nachbearbeitung im Büro
Im Verwaltungssystem können Sie Abnahmen nachträglich bearbeiten, ergänzen oder Bilder hinzufügen.
PDF-Generierung
Sie können das Protokoll jederzeit als PDF herunterladen oder erneut per E-Mail versenden.
Push-Benachrichtigungen
Kunden und konfigurierte Mitarbeiter erhalten automatisch eine Benachrichtigung bei neuer Abnahme.
Checklisten für strukturierte Abnahmen
Sie können Checklisten an Abnahmen anhängen. Die Ergebnisse werden im PDF-Protokoll mit ausgegeben – so dokumentieren Sie auch komplexe Abläufe systematisch.
Zusätzliche Formularfelder konfigurieren
Im Verwaltungssystem können Sie eigene Formularfelder für Abnahmen anlegen: Textfelder, Auswahlfelder, Checkboxen oder zusätzliche Unterschriftenfelder. Diese werden in App und PDF übernommen.
Arbeitsnachweis direkt anhängen
Optional können Sie einen Arbeitsnachweis (Stunden und Material) direkt ans Abnahmeprotokoll anhängen. Dieser wird automatisch ins PDF eingefügt.
Alle Abnahmen im Überblick
Im Verwaltungssystem sehen Sie alle Abnahmen eines Projekts oder Kunden auf einen Blick. Sie können nach Status filtern (alle, abgerechnet, nicht abgerechnet) und erhalten eine übersichtliche Tabelle mit allen Details.
Bilder sortieren und verwalten
Die Fotos aus der App können Sie im Verwaltungssystem per Drag & Drop sortieren. Sie können weitere Bilder hinzufügen, löschen oder alle Bilder eines Protokolls als ZIP-Datei herunterladen.
Video-Upload für umfangreiche Dokumentation
Sie können auch Videos zur Abnahme hochladen – direkt aus der App. Die maximale Länge beträgt 5 Minuten. Videos werden ebenfalls im Verwaltungssystem angezeigt.
Was ist der Unterschied zwischen Gesamtabnahme und Teilabnahme?
Bei der Gesamtabnahme wird das gesamte Projekt abgenommen, bei der Teilabnahme wird nur ein Bauabschnitt oder Teilbereich abgenommen. Sie können in der Software beide Formen unterscheiden und entsprechend dokumentieren.
Welche Daten werden im Abnahmeprotokoll erfasst?
Das Protokoll enthält: Kunde, Projekt, Datum, Art der Abnahme, Ergebnis (ohne Mängel, mit Mängel, verweigert), Mängelbeschreibung, Fotos, Videos, Unterschriften (Kunde + Mitarbeiter), Name des Unterzeichners und optional Checklisten sowie zusätzliche Formularfelder.
Kann ich das Abnahmeprotokoll nachträglich bearbeiten?
Ja, im Verwaltungssystem können Sie Abnahmen nachträglich bearbeiten, Bilder hinzufügen, Kommentare ergänzen oder das Ergebnis ändern. Die Änderungen werden dokumentiert.
Wie wird das PDF-Protokoll erstellt?
Das System generiert automatisch ein mehrseitiges PDF mit allen Informationen: Kundendaten, Projektname, Abnahmeart, Ergebnis, Mängel, Checklisten, Fotos und Unterschriften. Optional wird auch der Arbeitsnachweis (Stunden und Material) angehängt.
Können mehrere Personen unterschreiben?
Ja, standardmäßig gibt es zwei Unterschriftenfelder: für den Kunden und für den Mitarbeiter. Zusätzlich können Sie im Formular-Builder weitere Unterschriftenfelder hinzufügen.
Was passiert, wenn ich vor Ort kein Internet habe?
Die App speichert die Abnahme in einer lokalen Warteschlange. Sobald Sie wieder Empfang haben, wird sie automatisch mit dem Verwaltungssystem synchronisiert.
Kann ich das Protokoll direkt aus der App verschicken?
Ja, Sie können beim Erstellen der Abnahme einstellen, dass das Protokoll per E-Mail verschickt wird. Die E-Mail-Adresse des Kunden wird vorgeschlagen, Sie können sie aber auch manuell eingeben.
Werden die Abnahmen automatisch archiviert?
Ja, alle Abnahmen werden automatisch im System gespeichert und können jederzeit abgerufen werden. Sie können nach Kunde, Projekt oder Abrechnungsstatus filtern.
Kann ich Textvorlagen für Mängel nutzen?
Ja, Sie können im Verwaltungssystem Textvorlagen anlegen, die Sie dann in der App schnell auswählen können – das spart Zeit bei wiederkehrenden Formulierungen.
Wer wird über eine neue Abnahme informiert?
Der Kunde erhält automatisch eine Push-Benachrichtigung. Zusätzlich können Sie konfigurieren, welche Mitarbeiter (z.B. Chef oder Projektleiter) ebenfalls eine Benachrichtigung erhalten.
Digitale Abnahmeprotokolle – ohne Zettelwirtschaft
Testen Sie jetzt kostenlos, wie einfach Sie Abnahmen vor Ort dokumentieren, unterschreiben lassen und per PDF verschicken können.
