Mobile Zeiterfassung Baustelle: Die besten Lösungen 2026

Mobile Zeiterfassung auf der Baustelle: So erfassen Sie Arbeitszeiten digital und rechtssicher

Keine Zettelwirtschaft mehr: Mit mobiler Zeiterfassung stempeln Ihre Mitarbeiter direkt auf der Baustelle – per App, mit GPS und auch offline. Erfahren Sie, wie digitale Lösungen Zeit sparen, Fehler vermeiden und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

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Warum mobile Zeiterfassung für Baustellen unverzichtbar ist

Wer im Handwerk tätig ist, kennt das Problem: Mitarbeiter sind den ganzen Tag auf verschiedenen Baustellen unterwegs, Arbeitszeiten werden auf Zetteln notiert oder im schlimmsten Fall aus dem Gedächtnis rekonstruiert. Das Ergebnis? Unvollständige Daten, Abrechnungsfehler und ein enormer Verwaltungsaufwand im Büro.

Die gesetzliche Lage verschärft sich: Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022 ist die vollständige Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht. Ab 2026 wird ein neues Gesetz erwartet, das elektronische Zeiterfassung für die meisten Betriebe verpflichtend macht – mit klaren Anforderungen an digitale Systeme und Aufbewahrungsfristen.

Mobile Zeiterfassung auf der Baustelle ist die Antwort auf diese Herausforderungen. Sie ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, Arbeitszeiten direkt vor Ort per Smartphone oder Tablet zu erfassen – ohne Papier, ohne Übertragungsfehler und mit automatischer Projektzuordnung.

Die Vorteile auf einen Blick:

Zeitersparnis: Bis zu 80% weniger Zeitaufwand für die Arbeitszeiterfassung
Rechtssicherheit: Lückenlose Dokumentation aller Arbeitszeiten gemäß BAG-Urteil
GPS-Tracking: Automatische Standorterfassung beim Ein- und Ausstempeln
Offline-fähig: Funktioniert auch ohne Internetverbindung auf abgelegenen Baustellen

So funktioniert mobile Zeiterfassung in der Praxis

Die Funktionsweise ist denkbar einfach: Ihre Mitarbeiter öffnen die App auf ihrem Smartphone, wählen das aktuelle Projekt aus und starten die Zeiterfassung mit einem Fingertipp. Die App läuft im Hintergrund wie eine Stoppuhr und zeigt die aktuelle Arbeitszeit live an.

Automatische Projektzuordnung: Jeder Zeiteintrag wird direkt dem richtigen Projekt oder Kunden zugeordnet. So wissen Sie genau, wie viele Stunden für welchen Auftrag angefallen sind – die perfekte Grundlage für eine transparente Abrechnung.

GPS-basierte Standorterfassung: Beim Stempeln werden automatisch GPS-Koordinaten mitgespeichert. Das sorgt für maximale Transparenz und Rechtssicherheit. Einige Systeme bieten sogar einen optionalen Radius-Check: Die Zeiterfassung ist nur möglich, wenn sich der Mitarbeiter im konfigurierten Umkreis zum Projektstandort befindet.

Offline-Funktion für entlegene Baustellen: Kein Handyempfang? Kein Problem. Die App speichert alle Zeiteinträge lokal und synchronisiert sie automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. So geht keine einzige Arbeitsstunde verloren.

Pausen und Fahrzeiten: Auch Pausenzeiten und Fahrstrecken lassen sich problemlos erfassen. Die App unterscheidet automatisch zwischen produktiver Arbeitszeit und Nebenzeiten – wichtig für eine korrekte Lohnabrechnung und Projektkalkulationen.

Diese Funktionen machen mobile Zeiterfassung zum Game-Changer

Einfache Stempeluhr-App

Ein Fingertipp genügt: Mitarbeiter starten und stoppen die Zeiterfassung direkt auf dem Smartphone – wie bei einer klassischen Stempeluhr, nur digital und überall verfügbar.

Automatische Projektzuordnung

Jede erfasste Arbeitszeit wird direkt dem richtigen Projekt, Kunden oder Auftrag zugeordnet – für transparente Abrechnungen und bessere Kostenkontrolle.

GPS-Tracking mit Radius-Check

GPS-Koordinaten werden beim Ein- und Ausstempeln automatisch gespeichert. Optional können Sie einen Radius definieren, in dem die Zeiterfassung möglich ist.

Offline-Synchronisation

Auch ohne Internetverbindung können Zeiten erfasst werden. Die App speichert alle Daten lokal und synchronisiert automatisch bei der nächsten Verbindung.

Pausen- und Fahrzeitverwaltung

Erfassen Sie Pausen, Fahrzeiten und Fahrstrecken separat. Die App unterscheidet automatisch zwischen produktiver Arbeitszeit und Nebenzeiten.

Echtzeit-Synchronisation

Alle erfassten Zeiten sind sofort im Büro sichtbar. Das ermöglicht eine tagesaktuelle Auswertung und schnellere Lohnabrechnungen.

In 4 Schritten zur mobilen Zeiterfassung auf der Baustelle

Die Einführung mobiler Zeiterfassung ist einfacher als Sie denken. Folgen Sie diesen Schritten für einen reibungslosen Start:

1. Zeiterfassungs-Software auswählen

Wählen Sie eine Lösung, die zu Ihrem Betrieb passt. Achten Sie auf Funktionen wie GPS-Tracking, Offline-Fähigkeit, Projektzuordnung und einfache Bedienung. Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testphasen – nutzen Sie diese, um die Software im Alltag zu testen.

Wichtig: Die Software sollte für iOS und Android verfügbar sein und sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme (Lohnabrechnung, Projektmanagement) integrieren lassen.

2. Mitarbeiter einrichten und App installieren

Legen Sie alle Mitarbeiter im System an und laden Sie sie ein, die App auf ihrem Smartphone zu installieren. Die meisten Apps führen durch einen einfachen Einrichtungsprozess und erklären die wichtigsten Funktionen.

Tipp: Planen Sie eine kurze Schulung oder ein Kick-off-Meeting ein, in dem Sie die Vorteile erklären und häufige Fragen beantworten. Je besser Ihre Mitarbeiter die App verstehen, desto höher ist die Akzeptanz.

3. Projekte und Baustellen anlegen

Erfassen Sie alle aktuellen Projekte, Baustellen und Kunden im System. Definieren Sie bei Bedarf GPS-Bereiche für Ihre Baustellen, um den Radius-Check zu aktivieren. So können Mitarbeiter nur stempeln, wenn sie sich tatsächlich am Einsatzort befinden.

Optional: Hinterlegen Sie für jedes Projekt zusätzliche Informationen wie Leistungsverzeichnis, Tätigkeiten oder Materialien – so können Mitarbeiter direkt beim Stempeln detaillierte Angaben machen.

4. Zeiterfassung starten und auswerten

Jetzt geht’s los: Ihre Mitarbeiter stempeln täglich auf der Baustelle. Sie sehen im Büro in Echtzeit, wer wo arbeitet und wie viele Stunden angefallen sind. Nutzen Sie die Auswertungen für Lohnabrechnungen, Projektcontrolling und Kundenabrechnungen.

Praxis-Tipp: Überprüfen Sie in den ersten Wochen regelmäßig die erfassten Zeiten und geben Sie Ihren Mitarbeitern Feedback. So vermeiden Sie Fehler und bauen eine Routine auf.

Mobile Zeiterfassung mit der MeinHandwerker-App

Die MeinHandwerker-App ist mehr als nur ein Werkzeug zur Zeiterfassung – sie ist eine umfassende Lösung für Handwerksbetriebe, die ihre Projekte digital organisieren und überwachen möchten. Neben der mobilen Zeiterfassung bietet die App zahlreiche weitere Funktionen, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern.

Digitale Zeiterfassung direkt auf der Baustelle:

Mitarbeiter starten die Zeiterfassung mit einem Klick in der App, die Stoppuhr läuft mit und zeigt die aktuelle Arbeitszeit live an. Pausenfunktion inklusive. Beim Ein- und Ausstempeln wird der aktuelle Standort automatisch erfasst – das sorgt für maximale Transparenz und Rechtssicherheit.

Projektzuordnung und Tätigkeitserfassung:

Jeder Zeiteintrag wird direkt einem Projekt zugeordnet, optional mit Tätigkeiten aus dem Leistungsverzeichnis und abrechenbaren Stunden, die separat ausgewiesen werden. So behalten Sie den Überblick über Projektkosten und können präzise abrechnen.

Manuelle Nachbuchungen:

Manchmal wurde das Stempeln vergessen oder eine Korrektur ist nötig? Kein Problem: Manuelle Nachbuchungen mit Datum, Start-/Endzeit, Pausen und Fahrzeiten sind jederzeit möglich. Das System protokolliert alle Änderungen für maximale Transparenz.

Integration mit anderen Funktionen:

Die MeinHandwerker-App verbindet Zeiterfassung nahtlos mit weiteren Features wie digitalem Bautagebuch, Rapporterfassung, Materialbestellungen und Kundenkommunikation. Alle Daten fließen zusammen – für ein ganzheitliches Projektmanagement.

Verfügbarkeit und Preise:

Die App ist für iOS und Android verfügbar. Sie können alle Funktionen 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen – ohne Kreditkarte. Danach kostet die Nutzung ab 8 € pro Mitarbeiter und Monat.

Mehr zur Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassung in verschiedenen Handwerksgewerken

Je nach Gewerk gibt es unterschiedliche Anforderungen an die mobile Zeiterfassung. Hier sehen Sie, wie verschiedene Handwerksbetriebe profitieren:

Zeiterfassung für Elektriker und Elektrobetriebe

Elektriker sind oft bei verschiedenen Kunden im Einsatz – von Installationsarbeiten in Neubauten bis zu Wartungen in Bestandsgebäuden. Mobile Zeiterfassung ermöglicht es, jede Tätigkeit direkt dem richtigen Auftrag zuzuordnen.

Vorteile: GPS-Tracking zeigt, welcher Mitarbeiter bei welchem Kunden war. Notdienst- und Überstundenzuschläge werden automatisch berechnet. Materialverbrauch kann direkt beim Stempeln erfasst werden.

Zeiterfassung für Maler und Stuckateure

Maler und Stuckateure arbeiten häufig auf wechselnden Baustellen und müssen Arbeitszeiten präzise nach Räumen oder Gewerken trennen. Die App ermöglicht es, Zeiten für Vorarbeiten, Malerarbeiten und Nacharbeiten separat zu erfassen.

Vorteile: Bautagebuch mit Foto-Dokumentation direkt in der App. Farbmuster und Oberflächenqualität können per Foto festgehalten werden. Arbeitszeiten lassen sich nach Tätigkeiten filtern und auswerten.

Zeiterfassung für SHK-Betriebe und Tiefbau

Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik sowie Tiefbau-Betriebe haben oft Großbaustellen mit mehreren Teams. Die mobile Zeiterfassung hilft, den Überblick zu behalten und Arbeitszeiten korrekt zuzuordnen.

Vorteile: Mehrere Mitarbeiter können parallel auf derselben Baustelle stempeln. Schichtpläne und Urlaubsverwaltung sind integriert. Maschinen- und Geräteeinsätze können miterfasst werden – wichtig für die Kalkulation.

Zeiterfassung für Tischler und Schreiner

Tischler und Schreiner arbeiten sowohl in der Werkstatt als auch beim Kunden vor Ort. Die mobile Zeiterfassung unterscheidet automatisch zwischen Produktionszeiten (Werkstatt) und Montagezeiten (Baustelle).

Vorteile: Projektzuordnung nach Auftragsnummer oder Kunde. Materialverbrauch wird direkt beim Stempeln erfasst. Nachkalkulationen zeigen, ob geplante und tatsächliche Zeiten übereinstimmen.

Die mobile Zeiterfassung spart uns unfassbar viel Zeit. Früher haben wir Stunden damit verbracht, handgeschriebene Zettel zu entziffern. Jetzt haben wir alle Daten digital und in Echtzeit. Das ist ein riesiger Fortschritt für unseren Betrieb.

Thomas M.

Geschäftsführer, Elektrotechnik M. GmbH

Diese Daten werden automatisch synchronisiert

Mobile Zeiterfassung bedeutet nicht nur das Stempeln von Arbeitszeiten. Moderne Apps synchronisieren eine Vielzahl von Daten automatisch zwischen Baustelle und Büro:

Arbeitszeiten & Pausen

Alle gestempelten Zeiten inkl. Pausen werden in Echtzeit ans Büro übertragen und stehen sofort für Auswertungen zur Verfügung.

GPS-Standorte

GPS-Koordinaten beim Ein- und Ausstempeln werden automatisch gespeichert – für Transparenz und Nachweis des Einsatzortes.

Projektzuordnungen

Jeder Zeiteintrag ist direkt mit dem zugehörigen Projekt, Kunden oder Auftrag verknüpft – automatisch und ohne manuellen Aufwand.

Fotos & Dokumentation

Bautagebuch-Fotos, Baufortschritte und Abnahmeprotokolle werden direkt synchronisiert und dem Projekt zugeordnet.

Materialverbrauch

Materialentnahmen und Verbrauch können direkt beim Stempeln erfasst und mit dem Lager synchronisiert werden.

Rapporte & Leistungen

Tagesrapporte mit erbrachten Leistungen werden automatisch erstellt und stehen für die Rechnungsstellung bereit.

Rechtliche Anforderungen und Datenschutz

Mobile Zeiterfassung muss nicht nur praktisch sein, sondern auch rechtlichen Anforderungen genügen. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten:

Arbeitszeiterfassungspflicht (BAG-Urteil 2022):

Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Eine mobile App erfüllt diese Anforderung, wenn sie alle Arbeitszeiten lückenlos dokumentiert – inklusive Beginn, Ende und Pausenzeiten.

Geplante Gesetzesänderung 2026:

Ab 2026 wird ein neues Gesetz erwartet, das elektronische Zeiterfassung für die meisten Betriebe verpflichtend macht. Das Gesetz wird voraussichtlich regeln, wie die Erfassung technisch umzusetzen ist, welche Ausnahmen für Kleinbetriebe gelten und welche Anforderungen an digitale Systeme und Aufbewahrungsfristen bestehen.

GPS-Tracking und Datenschutz (DSGVO):

GPS-Tracking ist datenschutzrechtlich nur zulässig, wenn es einen berechtigten Zweck gibt (z.B. Nachweis des Arbeitsortes) und die Mitarbeiter darüber informiert wurden. Wichtig: GPS-Daten sollten nur beim Stempeln erfasst werden – nicht während der gesamten Arbeitszeit. Eine permanente Überwachung ist nicht erlaubt.

Datensicherheit und Speicherung:

Die erfassten Zeitdaten müssen sicher gespeichert werden – idealerweise auf deutschen Servern mit ISO-zertifiziertem Rechenzentrum. Zugriff auf die Daten sollten nur autorisierte Personen haben. Achten Sie darauf, dass Ihr Anbieter DSGVO-konform arbeitet und regelmäßige Backups erstellt.

Mitarbeiterinformation und Betriebsrat:

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter transparent über die Einführung der mobilen Zeiterfassung. Erklären Sie, welche Daten erfasst werden und wie sie verwendet werden. In Betrieben mit Betriebsrat ist die Mitbestimmung zu beachten – holen Sie sich frühzeitig dessen Zustimmung ein.

Kostenersparnis durch mobile Zeiterfassung

Die Einführung mobiler Zeiterfassung kostet zwar eine Investition, rechnet sich aber schnell. Hier sind konkrete Beispiele, wie Sie durch digitale Zeiterfassung Geld sparen:

1. Weniger Verwaltungsaufwand im Büro:

Studien zeigen, dass mobile Zeiterfassung bis zu 80% des konventionellen Erfassungsaufwands einsparen kann. Das bedeutet: Weniger Zeit für das Abtippen von Stundenzetteln, weniger Rückfragen bei unleserlichen Notizen und schnellere Lohnabrechnungen.

Rechenbeispiel: Ein Betrieb mit 10 Mitarbeitern spart pro Monat ca. 8-10 Stunden Bürozeit – das entspricht bei einem Stundensatz von 35 € etwa 280-350 € monatlich. Bei Softwarekosten von 8 € pro Mitarbeiter (= 80 € monatlich) bleibt ein Netto-Einsparung von 200-270 € pro Monat.

2. Präzisere Abrechnung und weniger Verluste:

Handgeschriebene Stundenzettel führen häufig zu Übertragungsfehlern oder vergessenen Stunden. Digitale Zeiterfassung stellt sicher, dass jede Arbeitsstunde korrekt erfasst und dem richtigen Projekt zugeordnet wird. Das bedeutet: Keine verlorenen Stunden mehr, die Sie nicht berechnen können.

3. Schnellere Rechnungsstellung:

Da alle Arbeitszeiten sofort verfügbar sind, können Sie Rechnungen schneller schreiben. Das verbessert Ihren Cashflow und reduziert offene Forderungen.

4. Bessere Kalkulation und Projektcontrolling:

Mit präzisen Zeitdaten können Sie Ihre Projekte besser kalkulieren. Sie sehen auf einen Blick, welche Projekte profitabel sind und wo Optimierungsbedarf besteht. Das hilft Ihnen, zukünftige Angebote realistischer zu kalkulieren und Verlustprojekte zu vermeiden.

5. Reduzierte Lohnnebenkosten:

Durch die genaue Erfassung von Pausen und Überstunden vermeiden Sie unberechtigte Auszahlungen und halten gesetzliche Arbeitszeiten ein – das reduziert das Risiko von Nachforderungen durch Behörden.

Funktioniert mobile Zeiterfassung auch ohne Internetverbindung?

Ja, die meisten Apps bieten eine Offline-Funktion. Die Zeiteinträge werden lokal auf dem Smartphone gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. So können Ihre Mitarbeiter auch auf abgelegenen Baustellen ohne Handyempfang problemlos stempeln.

Wie genau ist die GPS-Erfassung bei mobiler Zeiterfassung?

Die GPS-Genauigkeit liegt in der Regel bei 5-10 Metern, abhängig von den Empfangsbedingungen. Das ist ausreichend, um den Einsatzort zu dokumentieren und nachzuweisen, dass sich der Mitarbeiter auf der Baustelle befunden hat. Manche Apps bieten zusätzlich einen Radius-Check, der das Stempeln nur innerhalb eines definierten Bereichs erlaubt.

Ist GPS-Tracking beim Stempeln datenschutzrechtlich erlaubt?

Ja, GPS-Tracking ist erlaubt, wenn es einen berechtigten Zweck gibt – z.B. den Nachweis des Arbeitsortes. Wichtig ist, dass Sie Ihre Mitarbeiter transparent darüber informieren und nur beim Stempeln GPS-Daten erfassen. Eine permanente Überwachung während der Arbeitszeit ist nicht erlaubt. Achten Sie auf DSGVO-konforme Software.

Was kostet eine mobile Zeiterfassungs-App für Handwerksbetriebe?

Die Preise variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang. Typischerweise zahlen Sie zwischen 6 und 15 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Viele Anbieter bieten kostenlose Testphasen (z.B. 30 Tage) an, in denen Sie die Software unverbindlich testen können. Bei der MeinHandwerker-App kostet die Nutzung ab 8 € pro Mitarbeiter und Monat.

Können Mitarbeiter ihre Zeiten nachträglich ändern?

Das hängt von den Berechtigungen ab, die Sie festlegen. In der Regel können Mitarbeiter nachträglich Zeiten erfassen, falls sie das Stempeln vergessen haben. Änderungen an bereits gestempelten Zeiten sind oft nur mit Admin-Freigabe möglich. Alle Änderungen werden protokolliert, sodass Sie eine lückenlose Nachvollziehbarkeit haben.

Welche Vorteile bringt mobile Zeiterfassung gegenüber Stundenzetteln?

Mobile Zeiterfassung spart bis zu 80% des Verwaltungsaufwands. Sie vermeiden Übertragungsfehler, haben alle Daten in Echtzeit verfügbar und können schneller abrechnen. Zusätzlich erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung und haben durch GPS-Tracking einen Nachweis des Arbeitsortes.

Wie funktioniert die Integration mit Lohnabrechnungs-Software?

Viele Apps bieten Schnittstellen zu gängigen Lohnabrechnungs- und Buchhaltungsprogrammen wie DATEV, Lexware oder Sage. Die erfassten Arbeitszeiten können exportiert und direkt in die Lohnabrechnung übernommen werden – das spart Zeit und vermeidet Fehler beim manuellen Übertragen.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter vergisst zu stempeln?

Kein Problem: Die meisten Apps erlauben nachträgliche manuelle Einträge. Der Mitarbeiter oder ein Administrator kann die vergessene Zeit nachtragen – mit Datum, Start- und Endzeit sowie Pausenzeiten. Alle manuellen Einträge werden gekennzeichnet, sodass Sie nachvollziehen können, welche Zeiten automatisch erfasst und welche manuell nachgetragen wurden.

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