Lohnabrechnung Handwerk: 7 Tipps für Betriebsinhaber

Der häufigste Fehler: Betriebe rechnen nicht mit der SOKA-Bau ab, obwohl sie beitragspflichtig sind – oder umgekehrt. Die Sozialkasse der Bauwirtschaft ist für Betriebe zuständig, die gewerbliche Tätigkeiten des Baugewerbes ausführen. Das betrifft nicht nur klassische Baubetriebe, sondern auch viele SHK-, Maler-, Estrich- und Fassadenbetriebe.

Prüfen Sie Ihren Betrieb anhand der Gewerbezweige der SOKA-Bau und holen Sie im Zweifel eine schriftliche Auskunft ein. Der Beitragssatz liegt 2026 bei 19,8 % (West) bzw. 18,3 % (Ost) des Bruttolohns. Achtung: Ab 2027 müssen SOKA-BAU-Meldungen digital aus systemgeprüften Programmen erfolgen – wer das jetzt nicht vorbereitet, riskiert Meldepflicht-Verstöße.

Seit Januar 2026 gilt der allgemeine Mindestlohn von 13,90 € pro Stunde. Aber Vorsicht: Im Handwerk gelten in vielen Branchen höhere tarifliche Mindestlöhne. Elektriker erhalten laut Tarifvertrag mindestens 14,93 €/Stunde. Dachdecker, Maler und Schreiner haben eigene Tarifregelungen.

Prüfen Sie daher regelmäßig die tariflichen Mindestlöhne Ihrer Branche – und vergessen Sie nicht die Lohngruppen. Unterschiedliche Tätigkeiten (Facharbeiter, Geselle, Hilfsarbeiter) haben unterschiedliche Mindestanforderungen. Ein falsch angesetzter Lohn führt bei Betriebsprüfungen schnell zu teuren Nachzahlungspflichten.

Handwerker arbeiten häufig weit von ihrem Heimatort entfernt. Für diese Auswärtstätigkeit können Auslösungen und Verpflegungsmehraufwendungen unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt werden.

Die Pauschalsätze 2026: Bei Abwesenheit über 8 Stunden: 14 €, bei ganztägiger Abwesenheit: 28 €. Wichtig: Die steuerfreie Auslöse ist auf drei Monate an derselben Baustelle begrenzt (Dreimonatsfrist!). Danach wird der Zuschuss lohnsteuerpflichtig. Führen Sie deshalb genaue Aufzeichnungen, wann ein Mitarbeiter wie lange auf welcher Baustelle eingesetzt war – eine digitale Zeiterfassung mit Baustellenzuordnung ist hier Gold wert.

Viele Betriebe vergessen Zuschläge oder rechnen sie falsch ab. Im Handwerk sind je nach Tarifvertrag folgende Zuschläge üblich: Überstundenzuschlag (25–50 %), Sonntagszuschlag (bis 50 %), Feiertagszuschlag (bis 125 %) und Nachtzuschlag (ab 10 % bis 25 %).

Sonn- und Feiertagszuschläge sind unter bestimmten Grenzen steuerfrei – ein finanzieller Vorteil für Mitarbeiter. Prüfen Sie Ihren Tarifvertrag auf die genauen Prozentsätze. Und: Die korrekte Zuschlagsabrechnung setzt voraus, dass Arbeitszeiten exakt nach Beginn, Ende und Art erfasst werden.

Die häufigste Ursache für Fehler in der Lohnabrechnung ist fehlerhafte Zeiterfassung. Handgeschriebene Stundenzettel, WhatsApp-Nachrichten oder Excel-Tabellen führen zu Ungenauigkeiten – und im Streitfall zu Beweisproblemen gegenüber Behörden.

Mit einer digitalen Zeiterfassung für Handwerksbetriebe erfassen Mitarbeiter Arbeitszeiten direkt per App auf der Baustelle – inklusive automatischer Projektzuordnung. Die Daten fließen strukturiert in die Lohnabrechnung ein und können über eine DATEV-Schnittstelle direkt an Ihren Steuerberater oder Ihre Lohnbuchhaltung übermittelt werden. Das spart Zeit und verhindert Übertragungsfehler.

Azubis im Handwerk haben besondere Abrechnungsregeln. Die Ausbildungsvergütung wird branchenspezifisch festgelegt und steigt üblicherweise mit jedem Ausbildungsjahr. Im Bauhauptgewerbe übernimmt die SOKA-Bau die Erstattung von Ausbildungskosten – dafür muss der Betrieb jedoch korrekt angemeldet und die Beiträge fristgerecht abgeführt haben.

Achtung: Azubis werden sozialversicherungsrechtlich anders behandelt als reguläre Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lohnsoftware oder Ihr Steuerberater die aktuellen Ausbildungsvergütungen kennt und Azubis korrekt in der SOKA-Bau angemeldet sind.

Lohnunterlagen müssen laut GoBD mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden – Lohnkonten sogar 10 Jahre. Bei einer Betriebsprüfung durch Finanzbehörden oder die Deutsche Rentenversicherung wird genau geprüft: Wurden Mindestlöhne eingehalten? Sind SOKA-Beiträge korrekt abgeführt? Stimmen die Zeitaufzeichnungen?

Führen Sie eine lückenlose digitale Dokumentation: Arbeitsverträge, Arbeitszeitnachweise, Lohnabrechnungen und Meldebescheinigungen sollten revisionssicher gespeichert sein. Das digitale Dokumentenmanagement für Handwerksbetriebe hilft dabei, alle Unterlagen strukturiert und jederzeit abrufbar zu halten – auch wenn die Betriebsprüfung unangemeldet kommt.